Организация как ключ к успеху: как навести порядок в делах и в жизни

Организация как ключ к успеху: как навести порядок в делах и в жизни

Глеб Архангельский — это не просто бизнес-тренер, а настоящий гуру тайм-менеджмента, открывший для России новую страницу в области эффективного управления временем. Автор ряда бестселлеров по тайм-менеджменту, он также руководит консалтинговой компанией «Организация Времени», чья миссия — помогать людям и компаниям наводить порядок в своих делах и достигать высот продуктивности. Архангельский также заведует кафедрой тайм-менеджмента в престижной Московской финансово-промышленной академии и имеет степень кандидата экономических наук.

Путь Глеба Архангельского к успеху начался с окончанием Санкт-Петербургского Государственного Университета, где он впервые задумался о значении времени в нашей жизни. Его первый серьезный проект был неожиданным — он руководил производством шампиньонов на работе в банке. Поначалу этот проект показался ему случайным, но именно он стал отправной точкой в его карьере. Работая над проектом, Архангельский начал анализировать, как лучше организовать временные и трудовые ресурсы, что привело его к выводу: время — самый ценный ресурс, которым мы располагаем.

Его страсть к тайм-менеджменту была замечена руководством банка, и Глебу предоставили возможность глубже погрузиться в эту сферу. Осознав важность и актуальность управления временем, Архангельский основал свою консалтинговую компанию «Организация Времени». Со временем эта компания стала ведущим экспертом в области тайм-менеджмента в России, а Глеб Архангельский — признанным лидером и пионером российской школы тайм-менеджмента.

На сегодняшний день Архангельский проводит захватывающие семинары и мастер-классы, которые неизменно собирают полные залы. Его уникальные методики позволяют людям любых профессий и уровней овладеть навыками планирования времени и значительно увеличить свою продуктивность. Например, его концепция «энергетической пирамиды» помогает людям понимать, как правильно распределять свои силы в течение дня, а система «тайм-ревизии» позволяет объективно оценить, как тратится время и находить резервы для улучшения эффективности.

Секрет успеха Архангельского заключается в его способности соединить теоретические знания с практическими навыками. Он приводит впечатляющие примеры из реальной жизни, демонстрируя, как благодаря правильному управлению временем можно достигать высоких результатов как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности. Например, на одном из своих семинаров он рассказывал о том, как помог крупной IT-компании сократить затраты времени на внутренние совещания на 50%, что значительно повысило их продуктивность и улучшило атмосферу в коллективе.

Таким образом, вклад Глеба Архангельского в развитие российской школы тайм-менеджмента трудно переоценить. Он продолжает вдохновлять тысячи людей на пути к самоорганизации и личному росту, демонстрируя, как правильно управляемое время может изменить нашу жизнь к лучшему.

Связанные вопросы и ответы:

Какие основные причины затрудняют наведение порядка в делах и в жизни

Если вы уже осознаете свою проблему, понимаете, что дальше жить в таком бардаке нельзя, то стоит прислушаться к рекомендациям о том, как навести порядок в делах, в жилищи и в личной жизни.

1. Освободитесь от ненужного хлама. Проведите оценку каждого предмета в своем доме. При этом все необходимо делать последовательно, никуда не спешить. Взяв один предмет, подумайте, насколько он Вам необходим, как часто Вы его использовали и, возможно ли его использование в перспективе, или уже пора расстаться с этим объектом.
2. Когда вы разберетесь с ненужными делами, вещами, оставив только приоритетные или нужные вещи, нужно будет определиться с тем, как их хранить. У всего должно быть свое место, свой порядок выполнения.
3. Для вещей, которые вы используете крайне редко, но все же используете, можно выделить отдельный ящик, который будет стоять на балконе или в углу коридора.
4. Наведите порядок и в том, что Вас окружает. Вы удивитесь, как повысится настроение, когда наведете порядок на рабочем столе, протрете его от пыли, уберете лишние вещи.
5. Беспорядок в мыслях, в делах является серьезной проблемой. Иногда стоит выйти из этого состояния, сменив обстановку, чтоб восстановить свои силы, приступить к выполнению нового дела.
6. Порядок в мыслях и делах помогают навести различные восточные практики, способствующие внутреннему расслаблению, в частности медитация и йога.
7. Старайтесь избавляться от мусора в голове. Не стоит накапливать ненужную информацию, фантазировать на тему возможных неудач, запоминать негативную информацию. В принципе не позволяйте ей проникать в Ваш разум.
8. Старайтесь не откладывать на «потом» решение важных для себя задач, особенно сложных. Необходимо понимать, что оттягивание любого вопроса только заставляет человека переживать, волноваться, находиться в напряженном состоянии.
9. Избавляйте себя от дел, которые не приносят никакой пользы, лишь отнимают ваше время. Не стоит проводить вечера за просмотром фильмов , сериалов. Лучше, если Вы займетесь саморазвитием или просто встретитесь с друзьями. И при этой встрече лучше, если вы поиграете в настольные игры или посетите концерт, чем просидите в баре за бутылкой пива.
10. Приучайте себя к самоорганизации, планируйте свои действия, включая в дневной распорядок и уборку. Планируйте недельный распорядок, расписывайте, какие дела Вам необходимо сделать в первую очередь. Их можно отмечать иным цветом. Также можно продумать, какие дела будут нуждаться в выполнении в течение дня, на какие может уйти и пару дней.
11. Как можно меньше времени проводите в социальных сетях. Не тратьте на них свое время, не живите в виртуальном мире, не захламляйте свою голову.
12. Работайте над собственной самооценкой, повышайте ее. Если самостоятельно справиться не получается, можно обратиться за помощью к психологу, как к наставнику, который научит, как поверить в себя, в свои силы.
13. Помните о том, что необходимо совершенствоваться не только материально и духовно, но также и физически. Занятия спортом приносит благоприятное воздействие на организм человека в целом, улучшает его физические данные, эмоциональное состояние, разгружает мозги.
14. Старайтесь избегать стрессовых ситуаций, не допускайте появление страха в Вашей жизни.
15. Не ставьте перед собой цели, которых невозможно достичь. Иначе впадете в состояние прострации.

Как можно организовать свою работу, чтобы было легче навести порядок в делах

Любая дополнительная информация помогает сократить время решения задач. Проще говоря, полезно всё записывать. Нас в IT окружает море информации. Мы работаем со сложными системами, документами, алгоритмами. Для решения той или иной задачи мы используем различные источники данных и знаний. В процессе работы вся эта информация прочно сидит в нашей голове. Кажется, что мы её никогда не забудем. Но обычно это не так: поток задач не прерывается, новые задачи постепенно заслоняют собой старые, и уже через пару месяцев мы забываем большинство подробностей реализации давно завершённых задач. Максимум, что мы можем вспомнить — это то, что мы работали над этой задачей. Может быть, ещё пару характерных моментов. Но детали и тонкости будут вычищены из нашей оперативной памяти следующими задачами.

Именно поэтому я предпочитаю всё записывать. Благо, что современные трекеры задач предоставляют для этого удобные инструменты. В комментариях к задаче Jira можно записывать подробности реализации. В приложенных файлах можно хранить переписку с вашими вопросами. В комментариях к коду можно подробно описывать особенности работы алгоритмов. Дополнительную текстовую информацию можно сохранять везде — много места она не занимает. Главное — не лениться это делать. Я уже много раз говорил «спасибо» себе из прошлого, когда мне по разным причинам приходилось возвращаться к своим собственным старым задачам. А ещё такой подход позволяет не держать в голове информацию о завершённых задачах — её всегда легко найти при необходимости.

Многолетняя привычка всё сохранять и записывать впоследствии сэкономила мне многие и многие часы работы.

Какие практические советы можно дать для наведения порядка в домашнем пространстве

Мы привыкли из года в год вести свой быт одинаково: протирать пыль, мыть пол, раскладывать вещи по своим местам. Но мало кто задумывается о поисках новых способов для более быстрого наведения порядка своем доме. А порой достаточно нескольких полезных привычек, чтобы сократить время уборки на час или избавить себя от нее в один из дней недели. Рассмотрим простые и практические советы, которые помогут это сделать.

Первое и основное правило при наведении порядка – следовать методу 4 контейнеров. Поставьте перед собой 4 ящика, пакета или сформируйте 4 сектора, куда будете складывать вещи, чтобы:

1. Выбросить.
2. Раздать, подарить, продать.
3. Оставить с возможностью дальнейшего применения.
4. Использовать сейчас.

Этот метод позволит быстро отсортировать ненужные предметы и избавиться от тех, которые давно не нужны.

Наведение порядка на кухне

Лучше всего, если есть возможность организовать пространство кухни в форме буквы U, при этом четко разграничив зоны для приготовления и хранения. Перед приобретениембудет полезным заранее продумать организацию пространства с учетом расположения и наполнения ящиков.

Это позволит разместить все необходимые предметы правильно:

• под рукой те, которые вы используете каждый день и не один раз;
• в доступном месте – часто используемые;
• на расстоянии двух шагов – иногда применимые;
• в глубине шкафа – те, что требуются изредка.

Если вы выбираете высокие полки и стеллажи, то внутри обязательно должны быть элементы для сортировки: лоточки, корзинки, вставки, держатели, ящички.

При организации пространства следуйте советам:

• используйте одинаковую посуду, которую легко хранить по принципу: один в другой;
• расставляйте тарелки от большой к маленькой слева направо;
• стаканы размещайте рядами, те, что ниже – ближе к вам;
• кастрюли ставьте «матрешкой»;

• приобретите для крышек специальную подставку;
• крупы или сыпучие продукты расположите рядом с плитой или раковиной, чтобы далеко не тянуться при приготовлении блюд.

Как можно навести порядок в своей финансовой жизни

Деньги всегда есть, но их постоянно не хватает ― если это про вас, значит, пора разобраться, почему так происходит. Финансы являются важным ресурсом для жизни, и относиться к ним нужно по-особенному.

Сколько вам нужно, чтобы прожить до зарплаты? А сколько надо, чтобы купить то, о чем давно мечтали? Скорее всего, вы не обозначите конкретную сумму, и это неправильно.

Финансовая грамотность предполагает, что вы четко понимаете:

• какое количество денег у вас есть в настоящий момент:
• на что вы их потратите;
• сколько хотите зарабатывать, чтобы ни в чем себе не отказывать;
• зачем вообще вам нужны деньги.

Чтобы навести порядок в жизни, важно уметь правильно распоряжаться финансами. Каждая тысяча, каждая сотня и даже каждый рубль должны быть учтены. Проведите простой эксперимент: в течение недели записывайте в тетрадь абсолютно все расходы. Можно создать электронную таблицу и вносить данные туда. Через семь дней проанализируйте информацию. Для кого-то будет настоящим открытием ― сколько всего ненужного было приобретено и сколько на этом можно было сэкономить!

Заведите привычку составлять бюджет на месяц ― у вас сложится четкое понимание, как много (или мало) вы тратите.

Есть два способа приумножить «состояние»:

• увеличить доходы;
• сократить расходы.

В идеале надо найти баланс. Выполнить первое условие намного сложнее, и результат не всегда зависит от нас. Снизить затраты легче, нужно просто пересмотреть свои потребности и отказаться от чего-то.

Если вы сократите ежедневный бюджет всего на 100 рублей и будете откладывать их, то в конце года в вашей копилке будет 36 500! Согласитесь, неплохая сумма, которая достанется вам «просто так». 

Уровень расходов определяется образом жизни. Но всегда удобнее придерживаться принципа «недопотребления» и знать, что можешь позволить купить себе дорогую вещь, но ведешь себя разумно и не поддаешься соблазнам. При этом не нужно путать экономию со скупостью ― не следует держать себя в жестких финансовых рамках и ограничивать во всем.

Какие привычки можно развить, чтобы навести порядок в своей личной жизни

— Как не выгореть, не истощиться, работая из дома?

— Да, вы верно говорите об истощении. Потому что при работе из дома выгорание значительно выше, чем если работать из офиса.

— Правда? Почему?

— Когда человек работает из дома, перед ним стоит гораздо большее количество задач.

Если вы в офисе, то четко знаете: есть такие-то и такие-то дела, связанные с профессией и должностью. А если дома, то возникает неопределенность: что же первично — домашние задачи (быт, воспитание детей, отношения) или работа?

Как можно навести порядок в своей рабочей жизни, если работает из дома

Разбор писем на электронной почте может стать настоящей головной болью, особенно если вы только вышли из отпуска и ещё не вошли в курс дела. В книге «Наука успеха» Исайя Хенкель рассказывает, как концентрироваться на важных вещах и не отвлекаться на ненужные мелочи. Собрали несколько советов, которые помогут оптимизировать работу с электронной почтой.

Смотрите почту несколько раз в день

Когда вы видите красный значок на иконке почты, сложно побороть соблазн и не заглянуть в ящик. Чем чаще вы реагируете на уведомления и просматриваете папку «Входящие», тем больше отвлекаетесь от работы и приоритетных задач. Отвечая на письма молниеносно, вы показываете клиенту или коллеге, что вашим временем можно легко распоряжаться и вы готовы тратить его на других, а не на себя. Заведите за правило проверять почту несколько раз в сутки в определённое время. Так прочтение электронных писем не растянется на целый день, а станет занятием на полчаса.

«На мой взгляд, самое важное при регулярной работе с почтой — закрепить вкладку в браузере. Проверяю почту, как при правильном питании — каждые два часа минимум. Без уведомлений. Уведомления — Эбола 2020 года. Если хотите на чём-то концентрироваться в течение дня, не включайте уведомления».

Сначала смотрите приоритетное

Игорь Манн и Ренат Шагабутдинов советуют все входящие делить на приоритетные, например, письма от начальника или крупного клиента, и те, которые можно прочитать позже. Чтобы не искать важные и срочные письма, настройте автоматическую сортировку по папкам и проверяйте только несколько из них. На несрочное или менее важное обращайте внимание, только когда у вас есть свободное время.

«Почту я открываю сразу после прихода на работу, начинаю с этого день. Оповещения не отключаю, они всплывают в браузере: видно отправителя и тему письма. Если письмо важное, от клиента или по моей задаче в Basecamp, то открываю его сразу. Если по теме вижу, что это не ко мне или не срочно, то проверяю позже.
В почте на Gmail все письма автоматически делятся на прочитанные и непрочитанные: вторые всегда находятся выше, нет риска что-то потерять. Если письмо приходит вечером и я понимаю, что сегодня уже не буду им заниматься, помечаю его как непрочитанное и оно автоматически всплывает наверх.»

Не посылайте документы

Прикрепляя к письму несколько документов или фото, вы тратите немало времени — нужно найти на компьютере папку, загрузить файлы, что-то написать о них в сообщении. Кроме того, некоторые почтовые сервисы имеют лимит на объём прикреплённых файлов, а значит большие документы придётся отправлять по частям. Чтобы избежать цепочки сообщений и не потерять во вложениях важную информацию, используйте облачные хранилища, где все документы сразу видны и коллегам, и клиентам.

Цитируйте историю переписки

Если обсуждение проекта происходит по электронной почте, не забывайте в каждом письме цитировать предыдущие сообщения. Это сэкономит время и вам, и получателям — не придётся вспоминать, что именно вы обсуждали. Не забывайте менять тему письма при ответе: она не должна выглядеть, как «RE: RE: RE: Проект».

Используйте шаблоны

Если вам приходится отправлять десятки похожих писем, необязательно раз за разом прописывать одинаковые фразы. Внесите стандартные формулировки в шаблоны и пишите письмо одним нажатием на кнопку или копированием. Или настройте автозамену, которая будет менять, например, комбинацию «дд» на «Добрый день!».

Используйте программы и приложения

Вот несколько полезных сервисов, которые помогут вам оптимизировать работу с электронной почтой:

• Unroll.me . Сервис анализирует, на какие рассылки вы подписаны и предлагает вам посмотреть список. Вы могли случайно поставить галочку, например, на сайте интернет-магазина, а теперь получаете его рассылку. С помощью Unroll. me можно отписаться от ненужного и оптимизировать папку «Входящие».
• BatchedInbox . Программа помогает фокусироваться на приоритетных задачах и проверять почту ограниченное количество раз в день. Сервис присылает уведомления, к примеру, три раза в сутки и избавляет вас от бесконечных звоночков с уведомлениями.
• Slack . Чтобы не тратить время на обсуждение корпоративных вопросов в почте, воспользуйтесь Slack. Сервис позволяет обмениваться сообщениями и документами на канале рабочей группы, а не создавать бесконечные цепочки писем. Вся информация хранится в одном чате, поэтому обсуждение происходит быстрее.
• Hubspot signature generator . Чтобы не тратить время на подпись, сгенерируйте её с помощью специального сервиса. Выберите образец на сайте, затем внесите все нужные данные (должность, телефон и так далее) в соответствующие поля и копируйте подпись в каждое письмо. Почти во всех почтовых сервисах можно настроить автоматическую вставку подписи.
• SaneBox . Этот сервис выполняет сразу несколько функций: синхронизирует почтовые ящики, сортирует письма по важности и срочности, позволяет отписываться от ненужных рассылок. Ещё SaneBox помогает отслеживать, пришёл ли ответ на ваше письмо, и настраивать график проверки почты.

Какие приёмы можно использовать для наведения порядка в своей электронной почте

Командная работа — это совместная работа группы специалистов, направленная на достижение общей цели, например, выпустить статью для блога. Однако чтобы команда была не просто группой людей, а эффективным инструментом достижения успеха, важно соблюдать несколько ключевых принципов.

У сильной команды должна быть:

Чёткая цель. Для постановки цели эффективно применять систему SMART. Согласно ей, цель должна быть: конкретной (Specific), измеримой (Measurable), достижимой (Achievable), актуальной (Relevant), ограниченной во времени (Time bound). Пример: “увеличить продажи абонементов в фитнес-клуб по сравнению с прошлым месяцем на 5% до 30 ноября”.

Правила команды. Прозрачные правила создают доверительную атмосферу и помогают сплотить сотрудников. Нужно, чтобы они не только негласно подразумевались, а были чётко прописаны. То, что очевидно для вас — например, не писать по рабочим вопросам в выходные — может быть неясно для кого-то из сотрудников компании. 

Распределение ролей и функций. Способность работать вместе зависит и от успешной расстановки сил. Роли — это модели поведения людей в коллективе. Концепцию ролей в команде разработал доктор Мередит Белбин в 2003 году. Их всего девять: мотиватор, реализатор, генератор идей и так далее. Функции — зона ответственности каждого члена команды. Без чёткого понимания своих задач в работе группы может возникнуть путаница, потеряется эффективность и скорость работы. Распределяйте роли и функции, исходя из навыков и личных качеств участников. 

Атмосфера открытости и доверия. Важно выстроить доверительные отношения внутри команды. Сотрудники не должны бояться совершить ошибки или открыто высказать мнение, не совпадающее с точкой зрения руководителя. Суть умения работать в команде — во взаимодействии разных позиций, благодаря которым рождается наилучшее решение. 

Чтобы мотивировать сотрудников проявлять инициативу, проводите оргсобрания, на которых просите дать фидбек и высказать критику. Также учитывайте, что некоторым членам группы может быть некомфортно высказываться перед всем коллективом. Чтобы даже интроверты могли поделиться своими идеями, периодически проводите анонимные опросы о ходе работы.  

Отслеживание прогресса. Регулярно, например, раз в квартал отслеживайте прогресс и пересматривайте рабочие процессы, если результаты вас не удовлетворяют. Чтобы проанализировать результаты, ответьте на вопрос:

• Что сделала команда?
• Чего удалось достичь?
• Чего пока не удалось достичь?
• Что команда делает хорошо?
• Какие проблемы возникают?         

Важно, чтобы вся команда была в курсе прогресса. Это позволит сотрудникам видеть общую картину и понимать, что их работа приносит результат. Отслеживать прогресс удобно с помощью сервиса ЛидерТаск — регистрируйтесь бесплатно и попробуйте ЛидерТаск для организации командной работы!

Как можно навести порядок в своей работе, если работает в команде

Нас с детства учили беречь воду, лес, не тратить электроэнергию зря, быть предельно экономичными во всём. Кто-то смог взрастить в себе привычку, кто-то нет. Мы все разные, и взгляды у нас на одно и то же разнятся.

Итак, наступило время бережливого образования . Эта система реализует принципы бережливого производства, направленного на выявление и устранение потерь для увеличения производительности труда, а в конкретном нашем случае — производительности обучения.

Бережливое образование невозможно без бережливой культуры. Главное в lean (так называется в Японии метод бережливой культуры) — человеческий фактор, коллективная работа. Существенную поддержку этому оказывает эмоциональный интеллект работников-коллег. Lean-культуре соответствует и определённая корпоративная культура. Есть ли она у вас на работе?

Говоря о ключевых факторах бережливого обучения (Lean+Training), нужно отметить, что они принципиально не отличаются от факторов бережливого производства и включают в себя:

• выявление и устранение потерь в обучении;
• непрерывный поток обучения;
• стандартизацию учебного процесса;
• 5S — организацию рабочего (учебного) места (класса);
• визуализацию учебного процесса;
• осведомлённость и вовлечение персонала;
• кайдзен — непрерывное улучшение.

Цель этой работы, основывающейся на изучении теоретических положений, — провести анализ потерь и представить комплекс мер по их устранению в образовательном учреждении с помощью lean-технологий. В силу ограниченности формата мы сфокусируемся на материально-хозяйственной деятельности в каждой школе (во многих регионах уже вводят новшество), поскольку потери в этой сфере легко измерить. Сама технология пришла к нам из бизнес-стратегии. И в перспективе смотрится прекрасно.

Система 5S, которая входит в бережливое образование, — это метод организации рабочего пространства (кабинета). Цель — создание оптимальных условий для работы, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии.

Давайте взглянем на таблицы — и сразу поймём всё про систему 5S.

Концепция 5S уходит корнями в философию «кайдзен», что в переводе с японского языка означает «постоянное совершенствование». Она позволяет не просто навести порядок на рабочем месте, но и воспитывает стремление к дисциплине и саморазвитию.

Сегодня 5S применяется на предприятиях, в учреждениях и офисах по всему миру. В августе во всех школах начинается уборка в кабинетах. Классные руководители, за которыми закреплён кабинет, должны подготовить по данной системе свой кабинет. Можно позвать на помощь родителей, родительский комитет.