Очистить свой мозг: как использовать тактику Inbox Zero для повышения производительности

Очистить свой мозг: как использовать тактику Inbox Zero для повышения производительности

Еще одно приложение для повышения производительности для BlackBerry 10 было выпущено на этой неделе разработчиком Emberify. Inbox Zero позволяет пользователям устанавливать напоминания для важных писем. Если вы ведете активную переписку по почте, и риск не ответить на важное письмо весьма серьезен для вашего бизнеса — Inbox Zero может оказаться именно тем приложением, которое вам нужно.

Inbox Zero пригодится в случаях, если вы получили важное сообщение, но вы не можете ответить на него прямо сейчас. Просто установите напоминание для этого письма на любое удобное для вас время, и вы получите всплывающее уведомление в установленное время. Со светлой, темной и адаптивной темой, меняющейся в зависимости от времени суток, и доступное для всех устройств BlackBerry 10, приложение Inbox Zero может стать достаточно популярным для определенных пользователей.

Ключевые особенности Inbox Zero:

Отложите непрочитанные письма с напоминанием на будущее

Используйте такие встроенные в приложение напоминания, как Сегодня вечером, Завтра утром, На выходных, На следующей неделе, В следующем месяце или настройте собственные варианты

Получайте всплывающие напоминания

Нет необходимости настраивать подключение к электронной почте, все информация в приложение поступает через BlackBerry Hub

Встроенный Turbo Reader

Доступна темная, светлая и адаптивная темы

Оптимизировано для всех устройств BlackBerry 10

«Электронная почта является самым важным приложением для пользователей BlackBerry, Inbox Zero может помочь вам управлять вашим временем, чтобы вы могли сосредоточиться только на наиболее важных задачах», сказал Шашват Прадхан, разработчик Inbox Zero и основатель компании Emberify.

Связанные вопросы и ответы:

Что такое тактика Inbox Zero

Сегодня поговорим о том, как можно сделать рабочий процесс более продуктивным. Нередко люди считают, что методологии по личной эффективности сродни шаманству и являются лишней тратой времени. По факту, грамотно настроенные рабочие процессы составляют львиную долю успеха любого дела. Ну а те, у кого таких процессов нет, погрязают в энтропии, которая имеет мерзкое свойство увеличиваться.

Какой бы классной не была наша система, ее одной для оптимальной работы недостаточно. Любой инструмент нужно использовать с умом. В нашем случае — с правильной методологией. Одной из таких методик является Inbox Zero. Подход придумал Мерлин Манн, консультант по рабочим процессам (). Суть в том, чтобы научиться максимально эффективно работать с входящей информацией и перестать испытывать экзистенциальную тошноту при взгляде на «284 непрочитанных письма».

Для этого предлагается сделать несколько последовательных несложных шагов:

• Отписаться от всех ненужных вам рассылок. Часто вам кажется что «это очень интересная информация», но по факту 10 писем из 10 вы в конце концов удаляете за давностью лет, так и не найдя на «нужную информацию» время. Если вы заметили что удаляете уже второе (третье, десятое) письмо от одного адресата подряд, так и не прочитав — найдите 2 минуты и отпишитесь раз и навсегда. Если вам когда-нибудь потребуется эта информация, просто подпишетесь снова. Убрав этот «белый шум», вы сможете вздохнуть гораздо свободнее.
• Для тех рассылок, которые вы все-таки читаете, настройте фильтр, и пусть они попадают в отдельную папку. Тогда в свободные 15-20 минут вы сможете открыть нужную папку и спокойно вдумчиво прочитать содержимое.
• С оставшимися письмами нужно научиться оперативно работать. Всего Манн выделяет 5 возможных видов взаимодействия с входящими.
  • Удалить. Все, что не требует вашего ответа и/или внимания можно спокойно выкинуть с глаз долой, пусть не мозолит глаза.
  • Делегировать. Удивительно большое количество писем, адресованных вам, на деле к вам отношения не имеют. Например, вы годами можете служить «глухим телефоном» между вашей бухгалтерией и бухгалтерией компании-партнера, пересылая туда-сюда вопросы и документы. Допустим, 1 запрос в неделю умножить на минимум два письма (вам же надо каждой стороне ответить), это при самом хорошем раскладе больше сотни бесполезных для вашей эффективности писем в год. На деле – скорее несколько сотен. Все такие дела можно и нужно делегировать прямым адресатам, проще один раз связать между собой две бухгалтерии, чем тратить драгоценное время, служа «буфером обмена».
  • Ответить. В эту категорию попадают письма на которые можно ответить в течении пары минут. Как только вам приходит такое письмо — не откладывая в долгий ящик или «на потом» сразу же отвечайте, и можете спокойно удалять после этого письмо.
  • Сделать. Сюда попадают письма, требующие от вас активных действий, которые займут больше чем несколько минут. По принципу Парето эти письма будут составлять около 20% от вашей корреспонденции, но именно они приносят 80% прибыли. Эта часть и есть, по сути, ваша продуктивная работа. Пример такого письма - клиент просит типографию рассчитать ему стоимость печати календарей с заданными параметрами.
  • Отложить. Сюда попадают письма, требующие ответа, но по какой-то причине его невозможно дать прямо сейчас (например, нужный вам специалист до четверга на больничном). В этом случае целесообразно сразу же отписаться адресату о причинах задержки, и сложить письмо в специальную папку. Возьмите за правило просматривать ее раз в день, и «подчищать», когда появляется возможность.

Как можно применить тактику Inbox Zero для мозга

Zero Inbox - довольно популярное в настоящее время ответвление от общего понятия тайм-менеджмент. Актуальна оно стала потому, что деловая переписка стала наращивать обороты, ввиду простоты использования и дешевизны сообщений. Скайп и мобильная связь не могут тягаться с ней - первое, потому что не всегда удобно, второе, потому что дорого.

Таким образом, забитый почтовый ящик - это современные реалии любого активно работающего человека. Если же вы как минимум руководитель среднего звена - то порядка 30 писем в день, которые нужно просмотреть и ответить это давно устоявшаяся норма. Принцип Zero Inbox поможет не бросаться к ящику всякий раз после уведомления о получения письма и продуктивно использовать рабочее время.

Главный принцип метода - «ноль» в папке входящие, что понятно из названия. Добиться этого можно следуя этим принципам:

1. Фильтрация

Необходимо настроить систему фильтров в вашем почтовом ящике - при современном развитии всяких плагинов и примочек это довольно легко сделать, а в Gmail так и вообще это встроенная функция. Разбив все входящие на «Важно», «Раз в день» и «Раз в неделю», к примеру (у вас может быть и другая фильтрация), прописав отправителей в соответствующие разделы - вы добьетесь лучшей организации рабочего времени и не будете постоянно разбирать рекламный спам.

2. Удаление

Используйте принцип Паретто - только в 20% писем содержится 80% нужной вам информации. Поэтому жестче отправляйте в спам, отписывайтесь от рассылок на которые подписались во времена беззаботного студенчества и удаляйте прочитанные сообщения, которые не требуют последующей обработки и ответа на них.

3. Объединение

Собрать и привязать все ящики воедино, это может и ослабит вашу безопасность и конспиративность, однако точно сэкономит время. Если все письма будут в одном клике от вас - вы сможете больше времени уделить другим важным делам, вместо переходов по почтовым ящикам, каждый раз подгружая новую страницу.

4. Категорийность

Создав систему пометок или папок, которые вы назовете соответствующим образом, вы сможете лучше управлять процессом обработки писем. Возьмите за основу правило: если вы сможете ответить на письмо в течение 2-3 минут, сделайте это. Письма, требующие делегирования - отсылайте сразу, а затем удаляйте. Если вам нужно больше времени для ответа - отложите в папку «важные дела».

Эффективность повысится, если вы выделите время для «важных дел» и будете делать их одно за другим, не отвлекаясь на мелочи. Также специалисты по Zero Inbox советуют создать папку «Долгосрочное выполнение» для писем с многодневными заданиями и просматривать ее раз в неделю.

5. Архивирование

Во всякой работе присутствует монотонность или же повторяющиеся задания. Разумным будет заархивировать подобные письма. Во-первых, у вас уже будет готовый ответ - вы сможете его просто процитировать, не тратя времени на составление ответа заново, либо подсмотреть прошлое решение данной проблемы, внеся в него соответствующие коррективы. В любом случае, полезная информация в архиве также экономит время вместо пользования поисковиками.

Какие преимущества применения тактики Inbox Zero для мозга

Достижение нулевого уровня Inbox Zero - это не просто хак продуктивности; это философия, образ жизни (ну, по крайней мере, для вашего почтового ящика), в котором приоритет отдается эффективности и ясности ума. Вот как Inbox Zero может помочь вам.

Снижение стресса: Постоянно переполненная папка "Входящие" - это источник стресса низкого уровня. Inbox Zero устраняет этот визуальный беспорядок и способствует ощущению спокойствия и контроля.

Повышение продуктивности: Когда ваш почтовый ящик представляет собой черную дыру из непрочитанных сообщений, поиск важной информации становится трудоемкой задачей. Inbox Zero позволяет распределить все сообщения по категориям и сделать их легкодоступными. Это экономит драгоценное время и упрощает коммуникацию.

Улучшение концентрации внимания и расстановки приоритетов : Захламленный почтовый ящик мешает сосредоточиться на важных задачах. Ваши мысли постоянно перемещаются то туда, то сюда. Inbox Zero заставляет вас принимать решения по каждому сообщению - отвечать, архивировать или удалять. Это поможет вам расставить приоритеты и не зацикливаться на несущественных деталях.

Улучшенная коммуникация : Захламленный почтовый ящик может привести к срыву сроков и задержке ответов. Inbox Zero способствует осознанному общению, обеспечивая своевременное получение и обработку сообщений. Вы с большей вероятностью сможете подготовить продуманные ответы, если не будете вынуждены отвечать на шквал сообщений.

Какие трудности могут возникнуть при применении тактики Inbox Zero для мозга

По первоначальному замыслу электронная почта должна была облегчить жизнь офисным работникам. Как бы не так.

Как консультант по эффективности бизнеса, я чаще всего слышу жалобы на то, что разбор электронной почты занимает слишком много времени. И это правда. Исследования: в среднем офисный работник тратит 2,5 часа в день на чтение и написание ответов примерно на 200 писем, из которых 144 не имеют отношения к работе.

Вот почему своим компаниям-клиентам я первым делом рекомендую оптимизировать работу с электронной почтой.

Разгребать письма можно множеством способов, но я хочу рассказать здесь только об одном. Он позволяет сократить время на проверку почты и при этом не упустить ничего важного. Я не только сам уже много лет пользуюсь этим способом, но и научил ему сотни команд, которые обращались ко мне за консалтинговыми услугами. По словам многих моих клиентов, время на проверку электронной почты у них сократилось вдвое — теперь они экономят по 3—5 часов в неделю.

Вот как это работает и почему.

Что такое Inbox Zero

Система управления электронной почтой, которую я рекомендую, называется Inbox Zero. Она основана на полном очищении вашего ящика от отображающихся в нём писем (вообще всех, а не только непрочитанных). В конечном итоге их не должно остаться совсем.

Обычно люди стремятся к тому, чтобы в ящике не было ни одного непрочитанного письма. Но с этим есть несколько сложностей. Прочитанные письма по-прежнему отображаются в ящике, и ваш мозг (осознаете вы это или нет) каждый раз тратит ресурсы на их сканирование и сортировку: какие уже обработаны, а какие — только просмотрены. Вот тут-то вся система и рушится.

Inbox Zero позволяет быстро и эффективно работать с входящей почтой. Как только письмо обработано — уберите его с глаз долой и выбросьте из головы. Так вы сможете больше не думать о нём и вернуться к работе над своими важными задачами.

---

Читать также

Чтобы получать меньше писем, надо отправлять меньше писем: лайфхаки по освобождению от почтового рабства и зависимости от соцсетей

---

Научитесь архивировать

У большинства людей почтовый ящик содержит тысячи писем, подавляющая часть которых уже прочитана или обработана и больше не актуальна. Разобраться с ними — первый шаг на пути к Inbox Zero.

Я рекомендую сначала заархивировать все письма, пришедшие более 30 дней назад. Чтобы сделать это в Gmail, просто забейте в поисковую строку фразу «older_than: 30d», выберите все и нажмите «Архивировать» (в Outlook вы можете использовать запрос «received:

Теперь нам нужно разобраться с оставшейся почтой.

Система R.A.D.

Когда приходит письмо, вы можете выполнить три действия: ответить на него (reply), заархивировать (archive) или отложить (defer). Из первых букв этих слов я вывел название своей системы — R.A.D.

После того как вы заархивируете все письма старше 30 дней, скорее всего, в вашем ящике останутся ещё сотни более свежих. Начните работать с ними с помощью R.A.D.

Если письмо требует ответа — ответьте на него, а затем заархивируйте. Работа сделана, а значит, нет необходимости держать это письмо перед глазами. Если вам придёт ответ, оно снова отобразится в почтовом ящике.

Если письмо не требует ответа или просто неважно для вас — заархивируйте его. Вы всегда можете вернуться к нему позже с помощью функции поиска.

Если письмо сейчас не актуально, но вам понадобится обратиться к нему позже — отложите его до нужного момента. В Gmail для этого есть функция «Отложить», а в Outlook можно воспользоваться плагином Boomerang. Предположим, у вас запланирована встреча на следующей неделе, но вам ещё должны выслать карту проезда. Отложите письмо до дня встречи, и утром оно появится в вашем почтовом ящике.

---

Читать также

Забудьте про тайм-менеджмент, чтобы стать хозяином своей жизни

---

Как поддерживать пустоту в ящике

С помощью системы R.A.D. вы сможете эффективно обработать всю входящую почту. В конце концов ваш ящик окажется совершенно пустым. Наверняка увиденное произведет на вас впечатление и вам захочется постоянно использовать систему R.A.D. при проверке электронной почты.

Хотя суть Inbox Zero в том, чтобы достигать пустоты в ящике после каждой его проверки, — это далеко не железное правило. Достаточно, чтобы в ящике не было более 20 писем одновременно. В таком случае вы сможете обработать их к концу дня.

Как бы вы ни использовали этот метод, цель одна — заставить вашу электронную почту работать на вас, а не наоборот.

Как можно достичь Inbox Zero в своем разуме

Источники материалов, избыточно наполняющие наш мозг новыми данными, негативно воздействуют на работоспособность, самочувствие и личную жизнь. Последствиями информационной перегрузки являются:

• Сниженная продуктивность

Одновременная обработка слишком большого количества информации приводит к когнитивной перегрузке, что, в свою очередь, снижает концентрацию внимания. Из-за этого человек может допускать ошибки на работе или принимать неправильные решения в опасных ситуациях.

• Плохая память и внимание

Многозадачность рассеивает сосредоточенность, не давая остановиться на чем-то одном. Это негативно сказывается на нашем внимании и рабочей памяти.

• Усталость от принятия решений

Наличие широкого выбора также усложняет формирование выводов. Человек начинает сомневаться и зачастую принимает неверные решения. Иногда, при большом количестве вариантов, пользователь теряется настолько, что не может сделать вывод в принципе.

Усталость от принятия решений

• Повышенный уровень стресса

Попытки справиться с постоянно растущим потоком информации могут вызывать невероятное нервное перенапряжение. Это, в свою очередь, приводит к выгоранию, тревоге и депрессии.

• Проблемы с полноценным сном

Постоянное воздействие экранов компьютера и смартфона не дает человеку полноценно расслабиться ночью, что, в свою очередь, чревато бессонницей. В случае ее проявлений многие снова берут в руки телефон, получается замкнутый круг.

• Вероятность распространения дезинформации

К сожалению, интернет является источником непроверенных данных, так как много статей основывается на личном опыте автора. Поэтому поиск сведений в Сети может закончиться получением неверной информации.

Какие практики можно использовать для достижения Inbox Zero в своем разуме

Время, проводимое в почтовом ящике, может причинять немало хлопот и отнимать большую часть рабочего времени. Однако существует методика inbox zero, которая помогает организовать работу с электронной почтой более эффективно и экономить время.

Суть методики заключается в том, чтобы добиться полного освобождения почтового ящика от непрочитанных и отложенных сообщений. Основная идея – обработка каждого письма только один раз с принятием решения о его дальнейшей судьбе.

Первый шаг – удаление ненужных писем. Часто в ящике накапливаются рекламные рассылки, уведомления и другие сообщения, которые не представляют ценности. Такие письма следует безжалостно удалять или автоматически пересылать в специальную папку для последующего удаления.

Далее необходимо просматривать оставшиеся сообщения и принимать решение о каждом из них. Если письмо не требует ни ответа, ни дальнейшего действия – оно может быть удалено. Если сообщение требует ответа, но его можно дать немедленно и быстро – лучше ответить прямо сейчас, чтобы избежать накопления непрочитанных писем.

Если на письмо нужно потратить больше времени или оно требует дальнейшего действия, то его следует добавить в список задач или в календарь с соответствующими сроками выполнения. После добавления внешних задач можно вернуться к основной работе и затем взяться за письма со списком дел.

Одним из ключевых аспектов методики inbox zero является установка регулярных временных интервалов для работы с электронной почтой. Вместо непрерывного переключения на почту каждый раз, когда появляется новое письмо, рекомендуется назначать определенные моменты для этой задачи – например, утром, в середине дня и перед завершением работы.

Следуя методике inbox zero, можно значительно увеличить эффективность работы с электронной почтой, снизить стресс и избегать накопления задач. В итоге, это поможет сфокусироваться на основных задачах и достичь большей производительности.